2013 Yılı Tasdik Ettirilecek Defterler ve Tasdik Zamanları

2013 yılı için ticari defterlerden hangilerinin, ne zaman ve ne şekilde tasdik edileceği 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile 213 sayılı Vergi Usul Kanununda açıklanmıştır.

Yeni Türk Ticaret Kanun Getirdiği Yeni Ticari Defterler

01.07.2012 tarihinde Yeni Türk Ticaret kanunun yürürlüğe girmesi ile Mevcut Ticari defterlerin yanında;
– Pay defteri,
– Yönetim Kurulu Karar Defteri,
– Genel Kurul Toplantı Ve Müzakere Defteri adı ile adlandırılan defterlerin tutulması ve notere tasdik ettirilme zorunluluğu getirilmiştir.

Limitet ve anonim şirketlerin tutacağı ticari defterler, Yeni Türk Ticaret Kanun 64.maddesinde belirtilmiş olup Bu defterleri şu şekilde sıralamak mümkündür;

Şirketlerlerin Tutacakları Defterler
1- Yevmiye Defteri
2- Defter i Kebir
3- Envanter
4- Pay Defteri
5- Yönetim Kurulu Karar Defteri
6- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Tasdik Zamanları
İlk Açılış Tasdikleri: Ticari defterlerin tamamının kuruluşta ve kullanılmaya başlanmadan önce ilk açılış tasdikinin yapılması gerekir.
İzleyen Faaliyet Dönemlerindeki Açılış Tasdikleri: İlk açılış tasdikinin yapıldığı faaliyet dönemini izleyen faaliyet dönemlerinde ise, bu defterlerden yevmiye, defteri kebir, envanter ve yönetim kurulu karar defterinin, kullanılacakları faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın (Aralık ayı ) sonuna kadar açılış tasdikinin yapılması gerekir.

Yeterli yaprağı bulunan Pay Defteri ve Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterleri açılış tasdiki yapılmadan, Yevmiye ve Envanter defteri ise hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde tasdik ettirerek kullanılabilir.

Kapanış Tasdikleri: Yukarıdaki defterlerden yalnızca Yevmiye defteri ile Yönetim Kurulu Karar defterinin kapanış tasdiki yapılacaktır.
Bu defterlerin kapanış tasdiki, kullanıldığı hesap dönemini izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının (Mart ayı ) sonuna kadar yaptırılması gerekir.

Anonim Şirketlerdeki Yönetim Kurulu Karar Defteri nin yerine, Limited şirketlerde Müdürler Kurulu Karar Defteri tutulacak olmasıdır.
İşletme Defteri

Ticaret Kanunumuz tacirlerin tutacağı defterleri ve tasdik zamanlarını düzenlemiştir. Bütün tacirler bilanço usulüne göre defter tutmak zorundadırlar.

Tacir sayılmayanlar ise VUK’nun defter tutmaya ilişkin hükümleri doğrultusunda defter tutmak zorundadırlar.
Buna göre; eskiden olduğu gibi VUK’da belirlenen sınırların içinde bulunan ve tacir sayılmayan esnaflar, İşletme defteri tutmaya devam edeceklerdir.

SONUÇ OLARAK

A) TİCARİ İŞLETMELERDE 2013 YILI İÇİN TASDİK EDİLMESİ ZORUNLU TİCARİ DEFTERLER

a) Ticaret Şirketleri (Anonim ve Limited Şirketler)
1- Yevmiye Defteri
2- Defteri Kebir
3- Envanter Defteri
4- Pay Defteri *
5- Yönetim Kurulu Karar Defteri(Ltd. Şirketler için, Müdürler Kurulu Karar Defteri)
6- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
*Halen kullanılmakta olan Pay Defterinin yeterli yaprağı bulunması halinde 2013 yılı için açılış tasdiki yapılmadan kullanılabilir.

b) Ticaret Şirketleri Dışında Kalan Tacirler
(Esnaf Ölçütünün Üstündeki Şahıs İşletmeleri)
1- Yevmiye Defteri
2- Defteri Kebir
3- Envanter Defteri

Defterlerini, genel hesap dönemine tabi olanlar 31 Aralık 2013 tarihi, özel hesap dönemine tabi olanlar ise tabi oldukları hesap döneminin son gününe kadar notere tasdik ettirmek zorundadırlar.

ESNAF ÖLÇÜTÜ İÇİNDE KALAN İŞLETMELER (TİCARET KANUNU KAPSAMI DIŞINDAKİLER)
VUK Hükümlerine Göre,
1)-Bilanço Esasına Göre Defter Tutacaklar;
a)-Yevmiye Defteri
b)-Defteri Kebir
c)-Envanter
2)-İşletme Esasına Göre Defter Tutacaklar;
İşletme Defteri
3)-Serbest Meslek Erbabı;
Serbest Meslek Kazanç Defteri

MERAK EDİLEN SORULAR

Yeni Ticari Defterler Ne İşe Yarar ?
01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren Yeni Türk Ticaret Kanunu mevcut ticari defterlerin yanında; pay defteri, genel kurul müzakere defteri, yönetim kurulu karar defterlerini de ticari defter olarak kabul etmiştir.

Pay defterini; şirketteki pay sahiplerinin şirketteki paylarını gösteren defter olarak tanımlamak mümkündür. Pay defterlerinin şirket kurulurken ya da defter kullanmaya başlanılmadan evvel açılış tasdikinin yapılması gereklidir. Pay defterlerinin kapanış tasdiki yapılma zorunluluğu bulunmamaktadır. Pay defterlerinin yaprakları bitinceye kadar kullanılabilmektedir.

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri; Eski Türk Ticaret kanunda da yer alan ve Anonim şirketlerin genel kurulları toplantılarında kullanılan defter idi. Bu defter Yeni Türk Ticaret Kanunu ile birlikte Limited şirketlerinde kullanması zorunlu hale gelen defterler arasına girmiştir. Bu defter Limited şirket ortakların toplantı yapıp şirket ile ilgili aldıkları kararların yazıldığı defterdir. Örneğin şirkette müdür atanması ile ilgili karar bu deftere yazılması gereklidir. Genel kurul toplantı ve müzakere defterin kapanış tasdiki yapılma zorunluluğu bulunmamaktadır. Genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yaprakları bitinceye kadar kullanılabilmektedir.

Yönetim kurulu karar defteri; Eski Türk Ticaret kanunda da yer alan ve Anonim şirketlerin yönetim kurulunda alınan kararların yazıldığı defter idi. Bu defter Yeni Türk Ticaret Kanunu ile birlikte Limited şirketlerinde kullanması zorunlu hale gelen defterler arasına girmiştir. Bu defter Limited şirket müdürlerinin şirket ile ilgili aldığı kararların yazıldığı defter olarak tanımlamak mümkündür. Örneğin işyerinin adres değişikliği kararı bu deftere yazılmalıdır. Bu defterin şirket kurulurken yada kullanılmaya başlanılmadan evvel açılış tasdikinin yaptırılması ve defter yaprakları bitinceye kadar her yıl kapanış tasdikinin yaptırılması zorunlu olduğu gözden kaçmaması gereken bir durumdur.

Anonim şirketlerde Karar defterine yazılmayan ve imzalanmayan yönetim kurulu kararları ve limited şirketlerde Karar defterine yazılmayan ve imzalanmayan şirket müdür veya müdürlerinin aldığı kararlar, kanunen geçersizdir.

Yasal Defter Tasdik Makamı Neresidir?
VUK’ una göre, tutulması zorunlu olan defterlerin tasdik ettirilmesi de zorunludur. Tasdike tabi bulunan yasal defterler; mükellefini işyerinin bulunduğu yerdeki notere, işyeri olmayan mükellefler ikametgâhının bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlara tasdik ettirilir.

Defterlerin Yasal Süresinden Sonra Tasdik Edilmesinin Veya Hiç Tasdik Edilmemesinin Sonuçları Nelerdir?
VUK’ da Yasal defterlerin, süresinde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezası uygulanmasını gerektirir. Yasal defterlerin, belirtilen sürenin sonundan başlayarak, bir ay içinde yapılacak tasdikler de geçerli sayılır ancak, ikinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir. Tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin, Kanuni sürenin sonundan başlayarak 1 ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler, hiç tasdik ettirilmemiş sayılır. Tasdiki zorunlu olan yasal defterlerin, hiç tasdik ettirilmemiş olunması, birinci derecede usulsüzlük cezasını ve aynı zamanda dönem matrahının re’sen takdiri yoluna gidilmesini gerektirir.

Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun 64/1  Md . 26.06.2012  tarih ve 6335 sayılı Kanunun 8.maddesiyle değiştirilen şeklinde; ‘ Ticari defterlerini tutmayan, ticari defterlerinde ticari işleri ile ilgili iktisadi ve mali durumunu,  borç ve alacak ilişkilerini, bunların neticelerini ortaya koymayanlara, uzman kişilerce yapılacak incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir vermeyecek şekilde defter tutan tacirler Dört bin Türk Lirası idari para cezasıyla cezalandırılırlar.

Yeni Türk Ticaret Kanunu’ nun 562/6. Md.Ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut bu Kanuna uygun saklanmaması hâllerinde, sorumlular üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılırlar.

Defterlere Kapanış Tasdiki Yapılması Yasal bir Zorunluluk mudur? Kapanış Tasdiki Yapılmasının önemi nedir?
VUK’ da yasal defterlere kapanış tasdiki yaptırılması gerektiğine dair herhangi bir hüküm yoktur. Bu nedenle kapanış tasdiki yaptırılmaması VUK yönünden re’sen takdir nedeni sayılmamaktadır. Ancak, Ticaret Kanunu açısından, kapanış tasdiki yaptırılmamış yasal defterin sahibi lehine ispat gücü kuvvetli değildir. Bu nedenle, yasal defterlerine kapanış tasdiki yaptırmayan mükelleflerin, defterlerinin kendi lehine delil olarak kabul edilmemesinden dolayı zarar görmeleri mümkündür. Kapanış tasdikinin önemi genellikle bir ticari uyuşmazlık durumunda anlaşılmakta olup TTK’ una göre tutulması zorunlu olan yasal defterlerin notere tasdik edilerek, dönem sonunda kapanış tasdiklerinin yapılması işletmeler açısından önem arz etmektedir.

Farklı Faaliyetlerde Bulunulması Halinde Yasal Defter Tasdiki Nasıl Olmalıdır?
Mükelleflerin, farklı adreslerde, farklı faaliyet kollarında faaliyetlerinin bulunması halinde, bu faaliyetlerin tek bir mükellefiyetle ilgili olması halinde, bütün işyerleri için bir defter tasdik ettirmeleri ve her faaliyeti bu defterin ayrı ayrı bölümlerinde izlemeleri gerekmektedir. Bu nedenle, farklı adreslerde, farklı konularda faaliyette bulunan mükelleflerin, farklı faaliyet kollarının da tek bir mükellefiyetle ilgili olması halinde, bu işyerlerinin her biri için ayrı defter tasdik ettirmeleri mümkün değildir (Noterler Birliği’nin 2006/52 sayılı genelgesi).

Yasal Defterlerin Saklama Süresi Ne Kadardır?
VUK’ una göre defter tutmak mecburiyetinde olan gerçek ve tüzel kişiler, tuttukları yasal defterleri, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar. Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin defter ve belgeleri muhafaza süreleri, özel hesap döneminin sona erdiği takvim yılını izleyen yıldan itibaren beş yıldır. VUK ‘da beş yıl olan zamanaşımı süresi, defter ve belge saklama süresi ile defter ve belgelerin incelenebileceği süre olarak tam bir uyum göstermektedir. TTK’ una göre mükellefler kullandıkları yasal defter ve belgeleri on yıl geçinceye kadar saklamak zorundadır.

Yasal Defterlerin İbraz Edilmemesinin Sonuçları Nelerdir?
Yasal defter ve belgelerin vergi incelemesine ibraz edilmemesinin vergi kanunlarına göre ağır yaptırımı bulunmaktadır. Yasal defterlerin inceleme elemanlarına ibraz edilmemesi, mükellefin, defter kayıtlarının görülememesi nedeniyle, bu defterlere kayıt edilen belgelerde yer alan ve indirim konusu yapılan KDV’nin reddi sonucunu doğurabilir. Ayrıca, VUK’nun 359. Maddesine göre varlığı noter kayıtları ile tespit edilen ve tasdik edilen yasal defterlerin vergi incelemesine ibraz edilmemesi 1 yıldan 3 yıla kadar hapis cezasını gerektirdiği unutulmamalıdır.